Finanças no condomínio - Evite 3 erros importantes

Assumir um papel de síndico traz inúmeras funções que, muitas vezes, carregam um grau de dificuldade muito maior do que pode transparecer aos demais.

Entre as tarefas que exigem uma atenção, análise e conhecimento acima das demais, certamente, cuidar das finanças do condomínio é uma delas.

Fazer uma boa gestão financeira, ter controle dos gastos, realizar reuniões quando necessário, manter o planejamento e a organização, evitar dívidas ou criar um fundo de reserva são pontos que devem ser parte da rotina de quem é responsável por esse setor.

Ainda que todos esses passos sejam seguidos e o planejamento seja excelente, é inegável que erros acontecem e todos estamos sujeitos a isso. Entretanto, no campo financeiro, alguns deslizes podem causar um prejuízo grande e afetar toda a comunidade do condomínio.

Há falhas que são mais comuns de acontecerem, mas, que precisam ser barradas ao máximo, afinal, toda ação gera uma consequência. Entre evitar ou ter que lidar com os possíveis danos, prevenir é um ótimo caminho.

Assim, abaixo há quatro erros que podem ser corriqueiros nos cuidados de um condomínio e também as soluções para cada um:

1- Ausência de uma comunicação clara com os demais moradores

A comunicação é extremamente necessária para solucionar diversas situações, em especial, aquelas que envolvem desentendimentos. Manter o diálogo com condôminos é útil para evitar problemas, transmitir confiança acerca do trabalho que está sendo realizado na parte financeira e tratar com mais propriedade dos assuntos necessários nesse meio. Quando essas conversas não ocorrem, os moradores não têm acesso ao que está sendo coletado, o que é gasto e podem contestar qualquer valor que venha a ser mencionado. Por isso, esteja sempre aberto ao diálogo e às reuniões, que também são bem importantes.

2- Não realizar a divisão entre despesas ordinárias e extraordinárias

Em um condomínio, reformas e ajustes são indispensáveis conforme as necessidades surgem e o tempo passa. Essas despesas são divididas em ordinárias e extraordinárias: aquelas que são feitas para manutenção, como conserto de elevadores, compra de materiais de limpeza ou taxas de água e luz usadas nas áreas comuns, são as despesas ordinárias, que são rotineiras. Já as despesas extraordinárias correspondem à uma ampliação de algum espaço, instalação de algum novo serviço, implantação de câmeras de segurança e demais reformas que são feitas para gerar melhorias ao condomínio e ocorrem esporadicamente. Ou seja, se não ocorrer essa separação, não há como ter um controle dos gastos que são mensais, por exemplo, logo, não tem como o planejamento financeiro ser realizado corretamente. Então, é extremamente necessário criar essa divisão, para saber onde e quanto dos recursos serão usados.

3- Falha no registro dos gastos e receitas

Imagine a seguinte situação: não há nenhum registro dos gastos e das arrecadações feitas do condomínio, ou suponhamos que os números estejam desatualizados, mas, surge uma reforma emergencial ou algum morador quer solucionar uma dúvida sobre a parte financeira, como dar para resolver sem acesso aos dados? É uma missão que irá exigir muito trabalho e, ainda assim, não dá para afirmar que dará certo. Desde que você tenha, então, uma contabilização de todos esses números, é possível ter um controle certeiro de todas as despesas e saldos disponíveis, acesso às informações e ter a certeza de que as informações repassadas aos moradores são verídicas.

4-Não criar fundos

Conforme já exemplificamos, gastos que não foram planejados podem acontecer a qualquer hora, como um vazamento no teto do banheiro. São situações que, normalmente, demandam urgência no conserto, então, o gasto é quase que imediato. Se não há uma reserva, provavelmente surgirá um novo problema, pois será necessário realizar urgentemente uma reunião com todos os moradores, para a solicitação e divisão dos gastos, o que transmitiria uma falta total de controle das finanças por parte do síndico. Esteja sempre consciente de que imprevistos acontecem e mantenha fundos reservados especificamente para essas situações.

É perceptível que, ainda que os erros sejam pequenos, as consequências podem ser de proporções bem diferentes.

Mantenha-se sempre atento aos dados do condomínio, atualize as informações constantemente e faça com que os moradores tenham total conhecimento sobre o funcionamento das finanças, assim a gestão será livre de falhas e demais conflitos.